Digitalización desde Mútiple Origen
En Cosmos Digital llevamos mucho tiempo ayudando a empresas de distinta naturaleza o tamaño, en su camino hacia la transformación digital. Para eso , trabajamos desde nuestras oficinas o in situ en la locación del cliente.
¿Cuáles son las ventajas del escaneo de documentos e indexado?
Reducción de tiempo de búsqueda
Uno de los principales desafíos de los cuerpos de documentación de una empresa es la recuperación de documentos concretos o rangos de documentos e información. Pero esto se vuelve muchísimo más sencillo cuando los documentos están digitalizados y debidamente clasificados. Más aún dentro de un software, los tiempos de búsqueda se reducen muy significativamente.
Rentabilizar el espacio
Los documentos físicos ocupan un espacio en continuo aumento que provoca problemas de espacio relacionados al almacenamiento. Por el contrario, los documentos digitales pueden mantenerse en discos locales y en la nube sin ninguna clase de problema. Tu compañía podrá almacenar miles de ellos fácilmente y mantener los ambientes y oficinas más cómodas y limpias.
Reducción de costos
Los costos del espacio y su mantenimiento. La impresión del papel y los insumos de archivo. Las pérdidas de documentos, las demoras al archivar, buscar, significan tiempo real de trabajo y pueden ocasionar pérdida de negocios y clientes. Los documentos digitales, por el contrario, no tienen más costes que los del propio servicio, en muchos casos por única vez. El Retorno de la Inversión (PRI o Payback) se da rápidamente, muchas veces por debajo del primer año.
Aumenta la productividad
El acceso inmediato a toda tu documentación permite aumentar la productividad. Podrás organizar tus documentos en categorías y asignarle atributos, incrementando la eficiencia de recuperación y consulta. Esto agiliza procesos y permite tomar decisiones con mayor velocidad y eficiencia, lo que repercute directamente en el éxito de cada gestión.
Seguridad de datos
La seguridad de los datos es clave. Por eso los documentos digitalizados son la mejor solución ya que a través de atributos de manejo o software específico, es posible restringir el acceso a la información.
¿Qué tipo de documentos digitalizamos?
• Papel: expedientes, legajos, HHCC, fichas, formularios, carnets, etc.
• Tamaños y formatos especiales: dípticos, trípticos, tamaños grandes.
• Rollos de microfilm: 16 y 35 mm hasta 1200 dpi y escala de grises.
• Encuadernados: Libros, Protocolos de escribanos, Publicaciones periódicas.
¿Cuál es el proceso?
1 Se recogen o se accede a los documentos en cualquier punto.
2 Tras la recogida, procedemos a eliminar cualquier elemento de unión de los documentos como clips o grapas, extraer de los originales de carpetas, bolsas... y clasificarlos de forma manual si fuera preciso.
3 Digitalización y escaneado de documentos. El proceso de digitalización pasa por la conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres profesionales, según el requerimiento del documento original.
4 Utilización de software para mejora de la imagen: eliminación de bordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes.
5 Reconocimiento óptico. Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras, QR, etc.
6 Clasificación/verificación. Trabajamos y tenemos amplia experiencia en la catalogación de la información contenida en los documentos para lograr clasificaciones e indexados complejos y críticos.
7 Validación. Control de calidad del 100% de las imágenes. Introducción de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host.
8 Exportación de datos e imágenes en formato estándar (txt, csv, xml, tiff, pdf…)
Es un proceso transparente, seguro y rápido que garantiza la digitalización completa en el menor tiempo posible.
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